Plantão Guarujá

A iminente reforma tributária já sinaliza deficiências significativas na gestão fiscal das empresas. Com a implementação do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) programada para daqui a menos de nove meses, um número considerável de companhias ainda se depara com fluxos de trabalho demorados e uma excessiva dependência de intervenções manuais.

Uma pesquisa realizada pela V360, companhia especializada em otimizar o processo de pagamento a fornecedores, revela que 62,2% das empresas necessitam de mais de 20 dias para efetuar o registro de uma nota fiscal em seus sistemas, e 22,3% chegam a levar mais de um mês para essa tarefa.

Paradoxalmente, 87% das organizações declaram possuir um elevado grau de automação fiscal. Essa discrepância expõe o que especialistas denominam de "falsa automação", onde os procedimentos são digitalizados, mas ainda demandam constante participação humana.

Apesar dos progressos tecnológicos, a adequação ao novo sistema tributário promete intensificar a pressão sobre estruturas que já demonstram baixa eficiência. Esse cenário aponta para gargalos críticos, justamente quando o Brasil se prepara para uma transformação substancial em seu arcabouço fiscal.

O estudo coletou informações de 355 profissionais atuantes em empresas de médio e grande porte, grande parte delas com expressivo volume operacional. Entre as companhias investigadas, 63% processam mais de 10 mil notas fiscais mensalmente.

Automação parcial e atrasos

Na realidade, a automatização permanece incompleta. Embora 61% das empresas consigam realizar a captura automática de notas fiscais, somente 49% conseguem registrá-las no sistema sem a necessidade de intervenção manual.

Tal situação ocorre porque o sistema Enterprise Resource Planning (ERP), que atua como uma central de gestão para as empresas, requer integrações e validações complementares para operar de forma eficaz no complexo cenário tributário do Brasil.

"Muitas empresas creem estar automatizadas, mas ainda dependem da validação humana de dados e da finalização de processos", declara Izaias Miguel, CEO da V360. Ele complementa: "O documento é inserido automaticamente, contudo, exige ajustes e verificações antes de prosseguir no sistema."

Riscos operacionais

A pesquisa também evidencia deficiências na etapa de validação das notas fiscais. Somente 48% das empresas realizam uma conferência integral, comparando itens, valores e quantidades com os respectivos pedidos de compra.

Enquanto isso, 44% efetuam verificações parciais, e 8% ainda dependem de processos completamente manuais.

Essa realidade eleva os riscos de pagamentos incorretos, falhas fiscais e a diminuição do controle interno, sobretudo em organizações que lidam com um grande número de fornecedores.

"O intervalo entre a emissão e o registro da nota fiscal serve como um indicador preciso de eficiência. Quando esse período se estende por semanas, observa-se um acúmulo de exceções e a necessidade de retrabalho", analisa Miguel.

Pressão com a reforma

A implementação do novo modelo tributário tem o potencial de intensificar essa situação. As empresas serão obrigadas a ajustar seus sistemas para operar com regulamentações antigas e novas em paralelo, além de gerenciar tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que formarão o IVA Dual.

Segundo a avaliação do CEO da V360, o maior obstáculo não reside apenas na compreensão da reforma, mas em sua efetiva execução dentro de estruturas corporativas complexas e com baixa integração.

"O estudo revela fragilidades significativas nos processos de validação: menos da metade das empresas realiza uma verificação completa das notas fiscais em relação aos pedidos de compra, enquanto as demais operam com validações parciais ou manuais. Essa realidade eleva o risco de erros", explica Miguel.

Fase de testes

Em 2026, a reforma tributária entrará em uma fase de testes, onde as empresas aplicarão uma alíquota simbólica de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, valores que serão abatidos dos tributos vigentes. A partir de 2027, os cinco impostos sobre o consumo serão progressivamente eliminados, e as alíquotas da CBS e do IBS serão elevadas.

Apesar das alíquotas iniciais serem meramente simbólicas, as obrigações acessórias serão implementadas de imediato. As empresas terão que incluir a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos mandatórios e indicar corretamente a classificação fiscal de seus produtos e serviços. Em dezembro, a Receita Federal suspendeu as penalidades pela ausência da discriminação desses dois novos tributos nas notas fiscais, com validade até o quarto mês subsequente à regulamentação da CBS e do IBS.

Segundo Miguel, neste contexto, a automação transcende sua função meramente operacional para se tornar um elemento estratégico. "Empresas com maior eficiência tendem a adquirir agilidade para gerenciar as transformações, enquanto aquelas com processos fragmentados podem encarar custos mais elevados, erros e maiores desafios de adaptação", conclui.